Актуальные новости

Электронный кадровый документооборот

Федеральным законом от 22.11.2021г. № 377-ФЗ в ТК РФ внесены изменения, которые устанавливают правила применения электронного документооборота в сфере трудовых отношений.

До настоящего времени регулировал проведение в России эксперимента по использованию отдельными работодателями и работниками электронных кадровых документов без их дублирования на бумаге Федеральный закон от 24.04.2020 № 122-ФЗ. Данный закон определяет основные правила эксперимента по ведению работодателями кадровых документов в электронной форме без бумажного носителя. Закон разрешает работодателям полностью перевести в электронный формат основные кадровые документы, но пока в качестве эксперимента.

Здесь речь идет о трудовых договорах, оформлении отпусков и командировок, ведении учета рабочего времени, документах по охране труда и пр. Также работодатели могут самостоятельно определять перечень документов, для которых будет применяться электронная форма и выбирать структурные подразделения, где будет проводиться эксперимент.

Теперь правила электронного кадрового документооборота, которые применялись в качестве эксперимента, закреплены на постоянной основе в Трудовом кодексе РФ.

В ТК РФ внесены новые статьи 22.1-22.3, которые регулируют правовые основы для оформления только в электроном виде большинства кадровых документов (к ним относятся трудовой договор, ученический договор, договор о материальной ответственности и порядка 30 видов других кадровых документов), а также порядок внедрения и перехода к электронному кадровому документообороту.

Работодатели обязаны спрашивать всех сотрудников, у которых по состоянию на 31.12.2021г. имеется официальный стаж работы, об их готовности перейти на систему электронного документооборота. Работники вправе отказаться от ведения их кадровых документов в электронном виде.

Локальным нормативным актом могут быть установлены порядок и способы получения работодателем согласия на переход на электронный документооборот и отказа от такого перехода. Коллективным договором может быть предусмотрено распространение работодателем ЭДО на всех работников, если более 50% штата дали согласие на это.

Закон устанавливает, что электронный документооборот будет осуществляться через единую цифровую платформу «Работа в России», включая взаимодействие через Единый портал госуслуг. Также электронный документооборот работодатель может вести самостоятельно.

Для подписания электронных документов можно использовать усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) и усиленную неквалифицированную электронную подпись. Для особо значимых кадровых документов в информационной системе работодателя законопроектом предусматривается особый режим их подписания. Работник или лицо, поступающее на работу, будут вправе использовать ранее полученную самостоятельно УКЭП.

При приеме на работу лиц после наступления 2022г., у которых нет стажа работы, спрашивать такое разрешение не нужно.

Цифровой документооборот в трудовой сфере не распространяется на:

• трудовые книжки;

• акты о несчастном случае на производстве;

• приказы об увольнении;

• документы, которые подтверждают прохождение инструктажей по охране труда.

Указанный федеральный закон вступил в силу с 22.11.2021г., за исключением отдельных положений.