Актуальные новости
Электронный документооборот и как он работает
Электронный документооборот (ЭДО) — это процесс, ускоряющий и упрощающий передачу информации клиентам, поставщикам, госорганам и внутри компании, позволяющий контролировать взаиморасчеты между организациями или территориально удаленными подразделениями. Все документы создаются в электронном виде, подписываются электронной подписью и имеют юридическую силу.
Система электронного документооборота на крупном предприятии с сотнями и тысячами внешних документов в месяц помогает уменьшить издержки и сэкономить сотни тысяч рублей в год, а также сократить риски, связанные с потерей документов, ошибками и штрафами от ФНС.
Малому и среднему бизнесу важно получать оплату за товары или услуги в день выставления документов, безбумажный документооборот ускорит этот процесс, потому что, чем быстрее документы дойдут до получателя, тем быстрее их оплатят.
Неважно, какого размера ваш бизнес, схема ЭДО для работы с документами одинакова для всех.
- Отправитель создает документ, подписывает своей электронной подписью (ЭП) и отправляет контрагенту.
Если получатель еще не пользуется технологией электронного документооборота, то получит на электронную почту приглашение зарегистрироваться.
-
Контрагент получает документ, утверждает его или отклоняет, указав причину.
-
Отправитель получает подписанный контрагентом экземпляр.
-
Если были замечания, исправляет документ и отправляет корректировку либо создает новый электронный документ.
Работа с ЭДО прозрачна, т.к. вы видите все этапы обработки и сможете понять, на ком «завис» документ.
Меньше рутинной работы, т.к. снижается количество ошибок и потерь времени при оформлении документов.
Документы в электронном виде не потеряются и не придется выставлять их заново.
Конфиденциальная информация в безопасности, потому что документы передаются по защищенным каналам связи.
Уменьшаются расходы на бумагу, печать, канцелярию, отправку документов и содержание архива.
Быстро перейти только на электронные документы не получится, и не все контрагенты будут пользоваться ЭДО. Придется хранить и бумажные оригиналы, и скан-копии, можно хранить у себя в учетной системе или в отдельном архиве.
Чтобы начать обмен электронными документами участникам процесса необходимо:
-
купить электронную подпись;
-
подключиться к оператору данных;
-
внедрить систему электронного документооборота.
Для обмена первичной документацией с контрагентами потребуется квалифицированная подпись (КЭП). Также ее используют для сдачи отчетности в госорганы, участия в госзакупках и других видах торгов. С помощью КЭП можно зарегистрировать онлайн-кассу в ФНС, подать в суд или заключить трудовой договор с удаленным сотрудником без личной встречи.
Неквалифицированная подпись подойдет для внутреннего документооборота (для подписания приказов, инструкций, заявлений, справок) и обмена документами с иностранными контрагентами.
Простую подпись используют редко, в основном она требуется физлицам для отплаты штрафов ГИБДД, получения некоторых услуг на портале «Госуслуги» и т.п.