Смоленск

ул. Коммунистическая, д. 6
(4812) 701-201

Вязьма

ул. Смоленская, д. 6
(48131) 6-19-89

Сафоново

ул. Ленина, д. 16а
(48142) 2-21-91
Сайт находится в процессе разработки! Сайт находится в процессе разработки! Сайт находится в процессе разработки! Сайт находится в процессе разработки!

Актуальные новости

19.10.2021

Электронный документооборот и как он работает

Электронный документооборот (ЭДО) — это процесс, ускоряющий и упрощающий передачу информации клиентам, поставщикам, госорганам и внутри компании, позволяющий контролировать взаиморасчеты между организациями или территориально удаленными подразделениями. Все документы создаются в электронном виде, подписываются электронной подписью и имеют юридическую силу.

Система электронного документооборота на крупном предприятии с сотнями и тысячами внешних документов в месяц помогает уменьшить издержки и сэкономить сотни тысяч рублей в год, а также сократить риски, связанные с потерей документов, ошибками и штрафами от ФНС.

Малому и среднему бизнесу важно получать оплату за товары или услуги в день выставления документов, безбумажный документооборот ускорит этот процесс, потому что, чем быстрее документы дойдут до получателя, тем быстрее их оплатят.

Неважно, какого размера ваш бизнес, схема ЭДО для работы с документами одинакова для всех.

  • Отправитель создает документ, подписывает своей электронной подписью (ЭП) и отправляет контрагенту.

Если получатель еще не пользуется технологией электронного документооборота, то получит на электронную почту приглашение зарегистрироваться.

  • Контрагент получает документ, утверждает его или отклоняет, указав причину.

  • Отправитель получает подписанный контрагентом экземпляр.

  • Если были замечания, исправляет документ и отправляет корректировку либо создает новый электронный документ.

Работа с ЭДО прозрачна, т.к. вы видите все этапы обработки и сможете понять, на ком «завис» документ.

Меньше рутинной работы, т.к. снижается количество ошибок и потерь времени при оформлении документов.

Документы в электронном виде не потеряются и не придется выставлять их заново.

Конфиденциальная информация в безопасности, потому что документы передаются по защищенным каналам связи.

Уменьшаются расходы на бумагу, печать, канцелярию, отправку документов и содержание архива.

Быстро перейти только на электронные документы не получится, и не все контрагенты будут пользоваться ЭДО. Придется хранить и бумажные оригиналы, и скан-копии, можно хранить у себя в учетной системе или в отдельном архиве.

Чтобы начать обмен электронными документами участникам процесса необходимо:

  • купить электронную подпись;

  • подключиться к оператору данных;

  • внедрить систему электронного документооборота.

Для обмена первичной документацией с контрагентами потребуется квалифицированная подпись (КЭП). Также ее используют для сдачи отчетности в госорганы, участия в госзакупках и других видах торгов. С помощью КЭП можно зарегистрировать онлайн-кассу в ФНС, подать в суд или заключить трудовой договор с удаленным сотрудником без личной встречи.

Неквалифицированная подпись подойдет для внутреннего документооборота (для подписания приказов, инструкций, заявлений, справок) и обмена документами с иностранными контрагентами.

Простую подпись используют редко, в основном она требуется физлицам для отплаты штрафов ГИБДД, получения некоторых услуг на портале «Госуслуги» и т.п.


Возврат к списку