Как заверить копию, чтобы расходы признали

Порядок заверений копий документов, подтверждающих расходы по налогу на прибыль, были разъяснены Минфином.

В подпунктах 23 и 25 п.3.1 ГОСТа Р 7.0.8-2013, утвержденного Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст, объяснено понятие простой и заверенной копии документа.

Копия – это экземпляр, полностью дублирующий оригинал. Заверенная копия – это копия, содержащая необходимый набор реквизитов, обеспечивающих ее юридическое значение. Правила заверений копий изложены в ГОСТе Р 7.0.97-2016, установленном Приказом Росстандарта от 08.12.2016 №2004-ст. Этот документ описывает, как оформить заверенную копию.

В соответствии с п.5.26 ГОСТа заверение оформляется следующим образом:

- под реквизитом «Подпись» пишется слово «Верно»;

- должность лица, заверяющего копию;

- подпись лица;

- расшифровка подписи (Ф.И.О.);

- дата заверения подписи.

В случае, если копия передается в другую организацию, в ней должна быть отражена информация о месте хранения ее оригинала: «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле____за____год», а также стоять печать компании. Для удобства оформления заверенных копий можно использовать штамп со всеми перечисленными реквизитами.

Письмо Минфина РФ от 25.10.2019 №03-03-06/1/82236.